Jednym z dokumentów funkcjonujących w polskim prawie podatkowym jest faktura pro forma. Bardzo często można usłyszeć zdanie „Wystawię pro formę do opłacenia”. Czym zatem jest ten dokument? Jak rozumie go prawo? Postaramy się wyjaśnić w tym artykule! Zachęcamy do lektury.
Co to jest faktura proforma?
W świetle polskiego prawa, jest to dokument, który nie stanowi dowodu księgowego. Co to oznacza? Faktura proforma nie musi być opłacona. I z tego tytułu nie można pociągać kontrahenta do odpowiedzialności za ewentualne opóźnienia w płatności.
Faktura proforma stanowi swego rodzaju zapowiedź transakcji. A także – możliwych płatności. Czyli – fakturę proforma wystawia się wtedy, gdy decydujemy się na zawarcie jakiejś transakcji. Ewentualnie, chcemy wystawić nierzetelnemu kontrahentowi wezwanie do zapłaty.
Kiedy wystawić proformę?
Jedną z najczęściej spotykanych sytuacji, w których wystawia się faktury proforma, są negocjacje handlowe. To właśnie na etapie poszukiwania najlepszego wykonawcy proforma będzie idealnym rozwiązaniem. Niejako stanowi potwierdzenie zawartych w toku negocjacji porozumień, a jednocześnie nie zmusza kupującego do zapłaty.
Z jednej strony, faktura proforma zabezpiecza kupującego, ponieważ daje mu pełny wgląd w koszty czy ilości kupowanych towarów lub usług. Niby ustalenia mailowe lub telefoniczne są jak najbardziej wiążące dla obu stron, niemniej jednak zdecydowanie łatwiej dochodzić swoich racji w momencie, gdy są one potwierdzone na piśmie, choćby w postaci faktury proforma.
Dla sprzedającego/usługodawcy, faktura proforma również jest dobrym rozwiązaniem. Pozwala uniknąć wszelkich niejasności. Jednocześnie, nie ma żadnego problemu z jakimikolwiek pretensjami w rodzaju, że danej pozycji nie było w ustaleniach. Sprzedający/usługodawca jest niejako kryty przez proformę.
Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?
Nie! Warto jednak pamiętać o tym, że po otrzymaniu faktury proforma musimy wykonać zapłatę, aby móc kontynuować transakcję. W innym przypadku, nie zaliczymy faktury proforma w poczet kosztów prowadzonej działalności – zresztą, jak już wspomnieliśmy, proforma ma służyć wyłącznie potwierdzeniu tego, że obie strony są zainteresowane transakcją i jej przeprowadzeniem. Nie jest to dokument zobowiązujący którąkolwiek ze stron do żadnych działań.
A jeżeli nie wywiążę się z proformy?
Tak naprawdę wystawienie faktury proforma nie zobowiązuje Ciebie, jako przedsiębiorcy, do żadnych działań. Warto jednak pamiętać o tym, że niedotrzymanie zawartych w tym dokumencie postanowień może położyć się cieniem na reputacji firmy. Ba, na pewno tak się stanie!
Przykładowo – jeżeli obiecasz odbiorcy dostawę X towarów lub usług w wybranym i ustalonym wcześniej terminie, to lepiej, abyś to zrobił. Oczywiście – o ile nie wystąpią jakieś nieprzewidziane trudności. Jeżeli jednak tego nie zrobisz, to raczej nie ma co liczyć na to, że dany kontrahent kiedykolwiek jeszcze wróci, aby skorzystać z usług Twojej firmy. Nie ma się co oszukiwać – terminowość i dotrzymywanie słowa po stronie usługodawcy/sprzedawcy ma ogromne znaczenie.
Faktura proforma a VAT
Czy fakturę proforma możesz zaliczyć w poczet kosztów księgowych? Nie! I choć ten dokument oczywiście musi zawierać te same dane, co i ostateczna faktura jaką wystawisz, to jednak nie można go zaliczyć jako kosztu księgowego. Kłopot polega bowiem na tym, że faktura proforma de facto nie jest dokumentem księgowym, a jedynie rodzajem umowy pomiędzy dwiema stronami. I w taki sposób należy ją traktować.
Czy na fakturze proforma można zmieniać dane?
Dobra wiadomość jest taka, że na fakturze proforma możesz bez końca zmieniać dane, na jakie tylko chcesz. Nie ma tu konieczności wystawiania korekt czy jakichkolwiek innych dokumentów. Jak już wspomnieliśmy powyżej, faktura proforma stanowi jedynie rodzaj umowy.
Czy kontrahent lub sprzedawca muszą złożyć swój podpis i/lub pieczątkę na proformie?
Nie. Zakłada się, że przyjęcie i opłacenie proformy stanowi wystarczający dowód na to, że faktura została zaakceptowana. Innymi słowy, nie musisz drukować ani tym bardziej podpisywać dokumentów. No chyba, że wymagają tego wewnętrzne procedury księgowe Twojej firmy.
Jak wygląda faktura VAT na podstawie proformy?
De facto, wszystkie dane na obu dokumentach powinny być identyczne. Jedyna różnica tkwi w numeracji obydwu faktur oraz w fakcie, iż proforma powinna zawierać informację, iż jest taką fakturą.